La gestion du temps est cruciale pour les chefs de petites entreprises, qui ont souvent de nombreuses responsabilités et sont multitâches. Pour maximiser leur productivité et leur efficacité, il est fondamentale de gérer efficacement leur temps.
L’expérience acquise au contact de très nombreux chefs de petites entreprises depuis 35 ans nous a permis d’acquérir quelques certitudes que nous partageons.
S’ORGANISER
Tout d’abord, il est important de tenir un calendrier et de planifier à l’avance les tâches à accomplir et de se fixer des deadlines. Cela permet de se concentrer sur les missions prioritaires et d’éviter les distractions inutiles.
Il peut être utile de décomposer les tâches en plusieurs étapes et de planifier étape par étape, cela permet de mieux se préparer.
SAVOIR DIRE NON !
Ensuite il faut apprendre à dire NON aux demandes qui ne sont pas directement liées à l’objectif de l’entreprise. Les chefs de petites entreprise ont souvent tendance à vouloir faire plaisir, mais cela occasionne très vite une surcharge de travail. Il est important de se fixer des limites et de ne pas hésiter à refuser des sollicitations non essentielles.
DÉLÉGUER
Accepter de déléguer certaines tâches à ses collaborateurs est l’une des clefs de la gestion du temps et du stress. Cela permet de répartir les responsabilités et de libérer du temps pour les tâches qui nécessitent l’attention du chef d’entreprise. Il est essentiel de s’appuyer sur des personnes qualifiées et bien sur très important de leur donner les moyens d’accomplir dans de bonnes conditions les missions qui leur sont confiées.
S’ORGANISER
Savoir prendre du recul, faire des pauses régulières et se ressourcer est une absolue nécessité. Les chefs de petites entreprise ont souvent tendance à vouloir tout faire eux-mêmes et à oublier de prendre soin d’eux, mais cela entraîne rapidement de la fatigue et un déficit de motivation. Il convient de savoir s’arrêter cela permet de mieux repartir, de trouver l’énergie pour avancer efficacement, c’est une clef du bien être au travail et de productivité.
NE PAS S’ISOLER
Une bonne communication avec l’équipe et les employés permet d’éviter les malentendus et les erreurs de communication qui peuvent causer des retards et des erreurs. Une information ouverte et transparente avec l’équipe a pour but de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela instaure une relation de confiance propice à la cohésion d’équipe et à plus de réactivité en cas de besoin. Plus tôt on traite les situations problématiques, moins elles sont chronophages.
UTILISER LES OUTILS ADAPTÉS
Il existe actuellement des outils de gestion de projet qui permettent de suivre la planification et la progression des tâches. Les outils tels que Trello, Asana ou Monday, permettent d’avoir facilement et rapidement une vision d’ensemble sur les tâches en cours, de fixer des échéances et de partager des informations avec l’équipe en temps réel.
FIXER UN CAP
Se fixer des objectifs et de les suivre régulièrement permet de s’assurer que l’on maintient le cap. Au-delà de la gestion « court terme » des urgences et priorités, je recommande de définir des objectifs à moyen terme, voire à long terme.
A titre personnel par exemple, je tâche de m’organiser de la façon suivante :
- Tous les matins, je rédige une liste des actions et tâches que je souhaite réaliser dans la journée. Cette liste est exhaustive et reprend tout ce qui me passe par la tête et comprend notamment les tâches de la veille que je n’ai pas réussi à effectuer. Ex: réserver mon hôtel, répondre aux mails reçus hier, relire tel support…
- Une fois cette liste établie, je définis les 3 actions prioritaires que je veux impérativement traiter. Le nombre est purement subjectif bien sûr, l’objectif est d’identifier l’important dans cette liste. Ainsi, malgré les aléas qui ne vont pas manquer de survenir dans la journée, je ferai attention malgré tout à traiter mes priorités.
- Tous les débuts de semaine, je me fixe des objectifs plus globaux qui ne sont pas détaillés en tâches précises, mais qui me donnent les buts de la semaine en-cours. Ces objectifs ne dépendant pas de obligations ou conjonctures du moment; ce sont des éléments qui répondent à mes objectifs personnels et en lien avec la stratégie de l’entreprise. Ex: relancer tel client, mettre à jour mon tableau de bord,…
- Tous les débuts de trimestre, j’identifie des objectifs globaux que je souhaite atteindre sur cette période. Ils guideront mes choix et priorités hebdomadaires et quotidiens. Ex: préparer l’audit qualité, arrêter les comptes, préparer le séminaire du mois d’août…
En résumé, en adoptant ces pratiques et en s’y tenant, tout patron d’une petite entreprise peut améliorer sa gestion de temps et travailler avec plus d’efficacité et de sérénité.