Vous voulez gagner en efficacité ? Améliorer votre organisation ? Faire face à l’accroissement des documents à traiter et à la dématérialisation des factures (2026) ?
Le temps, ne serait-il pas venu d’ouvrir vos bureaux à une Gestion Électronique des Documents (GED) ?
Sommaire de l’article :
– Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents ?
– Que peut apporter une Gestion Électronique des Documents ?
– Quels sont les principes de fonctionnement de la Gestion Électronique des Documents ?
– Quelles solutions choisir pour la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents ?
– Lexique des acronymes
Á ce jour, la quantité de documents et d’informations échangées entre les organisations est en constante augmentation. Les entreprises sont confrontées à des problématiques de gestion de documents tels que la recherche et la récupération des données, la sécurité, la disponibilité et la conformité aux réglementations.
Pour relever ces défis, de plus en plus d’entreprises, grandes et petites se tournent vers la Gestion Électronique des Documents (GED) pour optimiser leur efficacité et leur organisation.
La GED est ainsi devenue une composante fondamentale dans la transformation numérique des entreprises et présente de très nombreux avantages, comme l’augmentation de la productivité, la réduction des coûts ou l’impact environnemental.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents ?
Comme son nom l’indique, la GED est un processus global permettant à une organisation de gérer numériquement l’ensemble de ses documents, tout au long de leurs cycles de vie.
Perçu le plus souvent comme un logiciel elle est en réalité un ensemble de méthodes et de processus reposant sur de puissants programmes informatiques.
La GED vise à gérer le cycle de vie des documents électroniques dans une organisation. Elle permet la numérisation, l’indexation, la classification, la recherche et l’archivage des documents et facilite la collaboration dans l’organisation en permettant la circulation des informations, tout en garantissant leur intégrité et leur sécurité.
Progressivement mise en place (depuis les années 80), en réponse à la nécessité croissante des entreprises de gérer, d’organiser et de stocker de grandes quantités de documents numériques, la GED fait référence aux processus de gestion, d’organisation, de stockage et de suivi des documents numériques dans un système centralisé.
En résumé, de la capture à l’archivage, la gestion électronique des documents va devoir maîtriser les différentes phases de la vie des documents et regrouper l’ensemble des outils, méthodes et pratiques visant à améliorer et à rationaliser les flux d’informations
Que peut apporter une Gestion Électronique des Documents ?
Il est indéniable qu’une Gestion Électronique des Documents possède un grand nombre d’avantages et pas seulement ceux auxquels elle est associée habituellement. Il ne s’agit pas uniquement de numériser des documents papier et de stocker des fichiers informatiques sans plus avoir à se soucier de l’espace nécessaire dédié jusqu’ici au classement. Bien que cela reste un de ses rôles majeurs. Il serait plus juste de comparer la GED à la mémoire de l’entreprise.
Sa fonction principale n’étant plus alors de stocker des documents, mais de mettre les documents de l’entreprise à disposition et de devenir ainsi, en même temps que fournisseur de ressources, un élément incontournable de l’organisation.
Il est ainsi possible de discerner dans cette approche de la GED un ensemble d’avantages dont une liste, certainement non-exhaustive, est la suivante :
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Productivité individuelle
La GED permet d’optimiser la productivité des utilisateurs en leur simplifiant la recherche et l’acquisition rapide et facile des informations dont ils ont besoin sans avoir à ne se préoccuper ni de l’heure, ni du lieu.
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Priorisation du métier
En prenant intégralement en charge la gestion des documents et en s’appuyant sur des processus automatisés, la GED libère, les utilisateurs de tâches chronophages et répétitives et leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les processus métiers sont ainsi remis au centre des préoccupations des utilisateurs et de l’entreprise.
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Diminution des coûts
La GED permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle en réduisant les coûts liés à l’impression, la copie et l’archivage des documents, qu’ils soient présentés au format papier ou déjà numérisés.
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Collaboration renforcée
La GED facilite également la collaboration en temps réel entre les membres d’une même entreprise tout en supprimant la redondance de l’information et en gommant les échanges répétitifs. Elle peut de surcroît favoriser les relations inter-entreprises en améliorant grandement les transferts de documents.
Il est sage de ne pas omettre qu’à compter de 2026, les entreprises vont être dans l’obligation de passer à la dématérialisation des factures clients et fournisseurs. La GED devrait être un allié précieux dans la mise en place de cette facturation électronique, grâce notamment à sa compatibilité avec les logiciels adaptés à ces traitements.
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Amélioration de la sécurité
Grâce à l’organisation mise en place et au traçage des modifications, la GED garantit la sécurisation et la confidentialité des documents sensibles. L’utilisation d’un système centralisé le plus souvent déporté, améliore d’autant plus la préservation des données.
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Pérennisation
En assurant la pérennité des documents ainsi que leur traçabilité, la GED renforce la conformité réglementaire de l’entreprise.
Pour résumer l’ensemble des avantages, ci-dessus listés, l’implémentation d’une solution de gestion électronique des documents est essentielle pour toute entreprise souhaitant améliorer sa performance, réduire ses coûts et renforcer sa sécurité et sa conformité réglementaire.
Quel est le principe de fonctionnement d’une Gestion Électronique des Documents ?
La Gestion Électronique des Documents permet de gérer numériquement l’ensemble des documents de l’entreprise, tout au long de leurs cycles de vie, comme cela a été dit précédemment dans cet article. Or, dans ce cycle de vie, il est possible de distinguer différentes phases.
La première d’entre elle est bien sûr, la création du document. Puis, selon la durée de vie de ce dernier, il sera possible de rencontrer d’éventuelles phases de modification, et surtout des phases d’archivage. La nature même du document restant à l’origine de ces différents jalons.
La GED se propose de répondre à ces étapes et à fournir des processus adaptés à chacune d’entre elles.
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Capture
Cette première étape est incontournable. Elle consiste à collecter les documents. Si ces derniers se présentent sous forme numérique, la collecte s’apparentera à une simple copie ou à un transfert de fichiers informatiques. Si au contraire, il s’agit de documents papiers, le traitement devra débuter par un scannage. Á l’issue de la numérisation, les documents obtenus rejoindront le premier ensemble évoqué.
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Classification
Une fois les documents capturés, il va être nécessaire de les classer selon différents critères. Ces critères peuvent être le type, le sujet, la date, l’auteur, etc. La GED pour réaliser cette opération, va s’appuyer sur des traitements informatiques tels que les logiciels d’OCR, d’ICR ou encore de RAD (ces trois termes sont brièvement expliqués en fin d’article) permettant de collecter et d’associer aux documents un premier lot de métadonnées.
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Indexation
A la fin de la classification, la GED va poursuivre le traitement en réalisant une indexation. Cette nouvelle étape consiste à attribuer des mots-clefs, enrichissant l’ensemble des métadonnées, aux documents, afin de faciliter leur recherche et leur récupération ultérieure.
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Stockage
Quand les documents sont classés et indexés, la GED va organiser leur stockage dans une base de données centrale, les plaçant ainsi dans les meilleures conditions pour leur consultation.
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Sécurité
Bien que ce traitement soit transversal et qu’il soit présent à tous les stades de la Gestion Électronique des Documents, il est important de savoir que les documents sont protégés dès leur stockage par des mesures de sécurité comme la gestion des droits d’accès. Cette sécurité est renforcée par l’utilisation de sauvegarde évitant la perte de documents et par le cryptage des données sensibles.
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Recherche et récupération
Le rôle de la Gestion Électronique des Documents va trouver ici toute sa signification puisque sa finalité est de fournir le plus aisément et le plus rapidement possible les documents nécessaires aux utilisateurs. En effet une fois stockés, les documents doivent pouvoir être recherchés et récupérés aisément en se basant sur des critères et sur les métadonnées associées lors des phases de classification et d’indexation.
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Distribution
Cette étape permet de partager les documents avec les personnes autorisées, à l’intérieur, mais aussi à l’extérieur de l’entreprise en respectant les règles de sécurité mises en place.
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Archivage
Le cycle de vie d’un document se termine le plus souvent par son archivage. Cependant, ce terme est relativement galvaudé et il impératif de distinguer différentes formes d’archivage. Ainsi, il sera nécessaire de différencier les archives courantes concernant les documents stockés, mais toujours actifs et potentiellement utilisables par l’entreprise. Les archives dites intermédiaires, correspondant à des documents dont l’entreprise ne peut se séparer, mais qui ne sont que très rarement utilisés. Et les archives définitives englobant les documents qui n’ont plus vocation à être consultés, mais dont la conservation répond avant tout à des enjeux réglementaires ou historiques dans certains cas. Sachant qu’en fonction de la nature du document cette durée de conservation pourra varier.
Dans le cas de la Gestion Électronique des Documents, le terme archive correspond le plus souvent aux deux premières définitions. Ainsi, les documents archivés pouvant continuer de circuler, d’être modifier, et même parfois d’être supprimer, la GED devra conserver une trace de ces altérations et construire un historique précis des changements constatés avec la possibilité de revenir sur des versions antérieures.
Lorsqu’enfin les archives deviennent définitives (ou tout du moins de longue durée), la GED n’aura pas vocation à garder les documents concernés. En effet, son rôle n’est en aucun cas d’archiver au sens premier du terme. Il sera souhaitable de s’orienter alors vers une solution SAE encadrée par des règles et normes précises (voir l’explication à la fin de cet article) et d’opter pour l’utilisation d’un logiciel d’archivage électronique.
Quelles solutions choisir pour la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents ?
De manière assez classique, il existe un grand nombre de logiciels de Gestion Électronique des Documents sur le marché. Á l’intérieur de cet ensemble, il sera possible de distinguer trois classes de produits se caractérisant essentiellement par leurs méthodes de développement. Ainsi au sein de cette offre pléthorique, cohabitent :
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Les logiciels Open Source
Bien que très souvent extrêmement économique et sans conteste de très bonne facture, les solutions Open Source présentent, dans le cas de la GED, plus d’inconvénients que d’avantages.
Ils sont souvent pauvres en fonctionnalités avancées, souffrent fréquemment de l’absence de documentation ou la proposent dans une langue autre que le français, s’avèrent limités en termes de support technique et de maintenance et peuvent être assez mal armés face aux failles de sécurité. Pour terminer cette litanie d’inconvénients, ils n’assurent pas toujours la pérennité du produit. Il faut ajouter à cela le risque de voir se cacher sous une offre de solution Open Source un logiciel propriétaire gratuit momentanément.
Ainsi, même si ce type d’offre est alléchant, il ne faut pas oublier que l’intégration d’une GED est un choix stratégique pour l’entreprise et que, dans ce cas, il est impératif de pouvoir compter sur les outils mis en œuvre.
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Les logiciels propriétaires
Solutions intermédiaires optimales pour la plupart des entreprises, les solutions misent en œuvre sur la base de logiciels propriétaires présentent une réponse intéressante à l’intégration d’une GED. Ils sont comme dans le cas de l’Open Source, très nombreux sur le marché et fournissent les fonctionnalités nécessaires à la Gestion Électronique des Documents.
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Les logiciels sur mesures
Beaucoup plus onéreuse, la mise en place d’une solution sur mesure permet d’associer au logiciel de GED, un ensemble de services. La prise en compte des spécificités du fonctionnement de l’entreprise, l’adaptation de l’outil aux caractéristiques du métier, l’accompagnement dans la mise en œuvre comme dans l’utilisation sont autant de services proposés.
Quelle que soit la solution retenue, il est nécessaire qu’elle soit en mesure de fournir les fonctionnalités suivantes :
Fonctionnalités de base :
- Ajout d’un document ;
- Modification d’un document ;
- Suppression et destruction d’un document.
Fonctionnalités avancées :
- Capacité à faire coexister plusieurs versions ;
- Gestion des règles de conservation ;
- Définition d’une structure organisée de classement.
Enfin, nous terminerons cet article par une partie « Lexique », expliquant ce que définisse certains acronymes :
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OCR
Signifie Optical Character Recognition, ou Reconnaissance Optique de Caractères en français.
Il s’agit d’un processus informatique qui permet de convertir des images ou des documents numérisés en texte modifiable. L’OCR analyse les formes des caractères dans l’image et tente de les reconnaître pour les convertir en texte. Cette technologie est souvent utilisée pour numériser des documents papier et les rendre accessibles sur ordinateur.
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ICR
Signifie Intelligent Character Recognition, ou Reconnaissance Intelligente de Caractères en français.
L’ICR est une technologie avancée de reconnaissance de caractères qui permet à un ordinateur de reconnaître et d’interpréter des textes manuscrits avec une grande précision. Contrairement à l’OCR, qui se concentre sur la reconnaissance de texte imprimé, l’ICR est capable de reconnaître différents styles d’écriture manuscrite, qu’ils soient cursives ou imprimés en majuscules. Cette technologie est souvent utilisée pour numériser des documents manuscrits tels que des formulaires, des notes de réunions, des contrats, etc. afin de les rendre plus facilement accessibles et indexables numériquement.
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RAD
Signifie Automatic Document Recognition, ou Reconnaissance Automatique de Documents en français.
C’est une technologie de traitement de données qui permet de numériser et d’extraire automatiquement des informations contenues dans des documents papier ou électroniques. Cette technologie utilise des algorithmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de reconnaissance sémantique (NLP) pour traiter les textes et les images des documents. Elle permet ainsi de convertir des documents imprimés en fichiers numériques, de trier et d’indexer des documents, de reconnaître des champs de formulaires, ou encore de classer des documents selon leur contenu. Cette technologie est utilisée dans de nombreux domaines.
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SAE
Un système d’archivage électronique, ou SAE, est un ensemble de technologies, de processus et de normes utilisées pour gérer et stocker des données et des documents électroniques sur le long terme, dans le but de garantir leur intégrité, leur accessibilité et leur sécurité. Le SAE permet la numérisation, l’indexation, la classification et la recherche de documents de manière électronique, tout en garantissant leur conservation sur la durée. Les documents archivés peuvent être stockés dans une variété de formats, tels que des fichiers PDF, Word, Excel ou encore des images, faciles à consulter et à partager. Les informations archivées sont également protégées contre les altérations, les incendies, les inondations et d’autres catastrophes naturelles ou accidentelles grâce à des mécanismes de sauvegarde et de sécurité avancées.